VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ ĐỒNG NAI ĐẨY NHANH TIẾN ĐỘ CHỈNH LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU THEO ĐỀ ÁN 2996

Chủ động rà soát, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu thực tiễn

Việc sắp xếp tổ chức bộ máy, điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ và địa bàn quản lý đặt ra yêu cầu cấp thiết đối với công tác quản lý hồ sơ, tài liệu. Khối tài liệu hình thành qua nhiều năm không chỉ phản ánh quá trình chỉ đạo, điều hành của cơ quan mà còn chứa đựng thông tin quan trọng phục vụ giải quyết công việc, kiểm tra, thanh tra, đối chiếu, xác minh và đáp ứng nhu cầu chính đáng của tổ chức, cá nhân. Nếu hồ sơ chưa được phân loại, lập hồ sơ và xác định thời hạn bảo quản đầy đủ, việc tra cứu có thể mất nhiều thời gian, đồng thời tiềm ẩn nguy cơ thất lạc, hư hỏng hoặc bỏ sót tài liệu có giá trị.

Nhận thức rõ ý nghĩa đó, Văn phòng UBND thành phố Đồng Nai tập trung triển khai nhiệm vụ chỉnh lý hồ sơ, tài liệu theo Đề án số 2996 của thành phố. Quá trình thực hiện hướng đến việc rà soát, phân loại tài liệu theo nguồn hình thành và nội dung công việc; xác định, sắp xếp tài liệu trong từng hồ sơ theo trình tự phù hợp; kiểm tra thành phần hồ sơ; xử lý tài liệu trùng lặp, hết giá trị theo đúng quy định và thẩm quyền; lập mục lục hồ sơ, hoàn thiện thông tin nhận diện, ký hiệu và các công cụ tra cứu cần thiết. Các công đoạn cần được thực hiện thống nhất, có kiểm soát, gắn trách nhiệm của người thực hiện với yêu cầu về chất lượng và tiến độ.

Chỉnh lý không đơn thuần là bó gọn tài liệu hoặc sắp xếp hồ sơ lên giá. Đây là quá trình nghiệp vụ nhằm tổ chức lại tài liệu một cách khoa học, phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ và quá trình giải quyết công việc của cơ quan. Hồ sơ sau chỉnh lý cần bảo đảm tính đầy đủ, tính xác thực, mối liên hệ giữa các văn bản, khả năng tra tìm nhanh chóng và điều kiện bảo quản lâu dài. Chất lượng chỉnh lý vì vậy có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả khai thác thông tin và giá trị sử dụng của tài liệu trong nhiều năm tiếp theo.

Khối lượng lớn, yêu cầu tiến độ gắn với chất lượng

Với khối lượng hơn 900 mét tài liệu, công tác chỉnh lý đòi hỏi sự tập trung về nhân lực, thời gian và tổ chức thực hiện khoa học. Các khâu rà soát, phân loại, lập hồ sơ, sắp xếp, lập mục lục và kiểm tra kết quả cần được triển khai đồng bộ, có sự phối hợp chặt chẽ để hạn chế sai sót, tránh tình trạng tài liệu bị xáo trộn hoặc khó tra tìm. Việc theo dõi tiến độ thường xuyên giúp kịp thời nhận diện những khâu còn chậm, chủ động bố trí nguồn lực và xử lý khó khăn phát sinh.

Văn phòng đặt mục tiêu phấn đấu hoàn thành khối lượng công việc vào khoảng cuối tháng 11/2026. Để đạt mục tiêu này, tiến độ cần đi đôi với chất lượng nghiệp vụ và an toàn tài liệu; kết quả chỉnh lý phải được kiểm tra, đối chiếu, hoàn thiện công cụ tra cứu và bảo đảm đủ điều kiện quản lý, khai thác theo quy định. Việc xác định mốc thời gian cụ thể cũng góp phần nâng cao trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân tham gia và tạo cơ sở để theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện Đề án.

Bảo vệ tài liệu trong giai đoạn chuyển sang chính quyền địa phương hai cấp

Trong giai đoạn chuyển tiếp tổ chức bộ máy, việc bảo quản và bàn giao hồ sơ, tài liệu cần được thực hiện chặt chẽ để bảo đảm hoạt động quản lý nhà nước không bị gián đoạn. Tài liệu là căn cứ pháp lý và nguồn thông tin phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành, giải quyết thủ tục hành chính, thực hiện chế độ, chính sách, quản lý ngân sách, đất đai, đầu tư, xây dựng và nhiều lĩnh vực khác. Một hồ sơ được bảo quản đầy đủ, sắp xếp rõ ràng sẽ giúp cơ quan tiếp nhận nhanh chóng nắm bắt công việc, xác định căn cứ giải quyết và tiếp tục xử lý các nhiệm vụ còn tồn đọng.

Đẩy nhanh tiến độ chỉnh lý phải đi đôi với bảo đảm an toàn tài liệu. Trong quá trình thực hiện, cần chú trọng phòng ngừa thất lạc, nhầm lẫn, rách nát, ẩm mốc, côn trùng và các nguy cơ gây hư hại khác; bố trí khu vực làm việc, tập kết và bảo quản phù hợp; phân định rõ tài liệu đang xử lý, tài liệu đã hoàn thành và tài liệu chờ bàn giao. Việc di chuyển hồ sơ cần có danh mục, số lượng, thông tin nhận diện và biên bản bàn giao theo quy định, bảo đảm có thể kiểm đếm, đối chiếu và xác định trách nhiệm khi cần thiết.

Đối với tài liệu có chứa bí mật nhà nước hoặc thông tin cần được bảo vệ theo quy định, việc tiếp cận, sao chụp, vận chuyển, lưu giữ và bàn giao phải tuân thủ nghiêm các yêu cầu về bảo vệ bí mật nhà nước, bảo mật thông tin và phân quyền khai thác. Không tự ý loại bỏ, tiêu hủy hoặc chuyển giao tài liệu khi chưa thực hiện đầy đủ trình tự, thủ tục và thẩm quyền. Đây là yêu cầu quan trọng nhằm bảo vệ tài sản thông tin của Nhà nước, đồng thời bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Phát huy giá trị tài liệu, tạo nền tảng cho chuyển đổi số

Khi hồ sơ được chỉnh lý bài bản, công tác khai thác và sử dụng tài liệu sẽ thuận lợi hơn, giảm thời gian tìm kiếm, hạn chế việc yêu cầu cung cấp lại thông tin đã có và nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận. Đây cũng là bước chuẩn bị quan trọng cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu, số hóa tài liệu lưu trữ và từng bước hình thành môi trường làm việc điện tử. Số hóa chỉ phát huy hiệu quả bền vững khi tài liệu đầu vào được phân loại, xác định hồ sơ, đặt tên, mô tả và kiểm soát chất lượng thống nhất; nếu tài liệu chưa được tổ chức khoa học, dữ liệu số có thể khó tìm kiếm, khó liên kết và khó khai thác.

Việc chỉnh lý, bảo quản và số hóa cần được xem là các khâu có quan hệ chặt chẽ trong vòng đời tài liệu. Chỉnh lý giúp xác định cấu trúc và thành phần hồ sơ; số hóa tạo bản điện tử phục vụ tra cứu, khai thác theo thẩm quyền; còn quản lý, bảo quản hồ sơ gốc giúp duy trì giá trị pháp lý và lịch sử của tài liệu theo quy định. Vì vậy, bên cạnh tiến độ thực hiện Đề án số 2996, cần chú trọng chất lượng nghiệp vụ, chuẩn hóa dữ liệu mô tả, sao lưu dữ liệu số, phân quyền truy cập và bảo đảm an toàn hệ thống thông tin khi triển khai các bước tiếp theo.

Phát huy trách nhiệm, nâng cao hiệu quả phục vụ

Để hoàn thành nhiệm vụ theo yêu cầu, sự phối hợp giữa các đơn vị, bộ phận và cá nhân có liên quan giữ vai trò quan trọng. Cần thường xuyên theo dõi khối lượng đã thực hiện, khối lượng còn lại, tiến độ từng công đoạn và chất lượng sản phẩm; kịp thời tháo gỡ khó khăn về nhân lực, không gian làm việc, điều kiện bảo quản và nghiệp vụ. Việc kiểm tra, nghiệm thu cần dựa trên kết quả thực tế, bảo đảm hồ sơ được chỉnh lý đúng quy trình, đầy đủ công cụ tra cứu và có thể bàn giao, khai thác theo quy định. Tiến độ là yêu cầu cần thiết, nhưng không thể đánh đổi chất lượng và an toàn tài liệu.

Song song với công tác chuyên môn, việc tuyên truyền nâng cao nhận thức về văn thư, lưu trữ cần được duy trì thường xuyên. Mỗi cán bộ, công chức, viên chức cần thực hiện nghiêm việc lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ đúng thời hạn, quản lý văn bản và bảo vệ tài liệu trong quá trình sử dụng. Các đơn vị cần coi hồ sơ, tài liệu là tài sản thông tin quan trọng, là căn cứ phục vụ hoạt động công vụ và là nguồn tư liệu phản ánh quá trình phát triển của địa phương; từ đó chủ động phối hợp, không để tài liệu tồn đọng, phân tán hoặc bị bỏ quên trong quá trình sắp xếp tổ chức.

Đẩy nhanh tiến độ chỉnh lý hồ sơ, tài liệu theo Đề án số 2996 không chỉ là nhiệm vụ nghiệp vụ trước mắt mà còn là giải pháp thiết thực nhằm bảo vệ an toàn tài liệu, bảo đảm tính liên tục trong hoạt động của chính quyền địa phương hai cấp và nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp. Khi tài liệu được quản lý khoa học, khai thác hiệu quả và bảo quản đúng quy định, nguồn thông tin có giá trị của cơ quan nhà nước sẽ tiếp tục được phát huy, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý, thúc đẩy cải cách hành chính, chuyển đổi số và phục vụ mục tiêu phát triển bền vững của thành phố Đồng Nai.